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有关秘书ppt

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文秘 定义  秘书职业主要指从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。它包含了从企业基础文书、专职文秘到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员体系,要求从业人员具备较强的文字和语言沟通能力,综合协调与合作能力,逻辑思维和分析能力等。 目录 Part 1 秘书的工作职责 秘书的工作内容 Part 2 秘书的为人处世 秘书与人际关系 Part 3 九段秘书 秘书着装打扮 Part 4 秘书举止规范 中外秘书比较 秘书考试简介 秘书工作职责 一、在办公室主任领导下做好办公日常行政事务及文秘工作。 二、负责各种文件的起草、装订及传递工作;及时处理上级文件的签收、传递、催办;做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘档案收集管理及保密工作。 三、做好各种会议的记录及会务工作。 四、 本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜。 五、做好单位印章管理,按规定开具介绍信。 六、做好宾客来访接待工作。  七、负责本单位办公用品的采购和供应工作。  八、做好联网微机管理工作,每天定时开机接收文件;做好信息收集及报送工作。 九、完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理 秘书的工作内容 文秘须知的 为人处世之道 与死板的人相处之道:    死板的人往往是我行我素,对人冷若冰霜。打招呼,也总是爱理不理,不会做出你所期待的反应. 所以,你在与这类人打交道时,不仅不能冷淡,反而应该花些功夫仔细观察,从他们的言行中寻找出他们真正感兴趣的事来。一旦触及到他们所热心的话题,对方很可能会一扫往常那种死板的表情,而表现出相当大的热情。 与傲慢无礼的人相处之道:    傲慢无礼的人往往自视清高、目中无人,表现出一副“唯我独尊”的样子。    首先,尽可能地减少与其交往的时间,减少他能够表现自己傲慢无礼的机会。这样,对方往往也会由于缺乏这样的机会而不得不认真思考你所提出的问题。    其次,说话要语言简洁明了。尽可能用最少的话清楚地表达你的要求与问题。这样,让对方感到你是一个很干脆的人,是一个很少有讨价还价余地的人,因而约束自己的架子。 与少言寡语的人相处之道:   通常会把少言寡语的人称为“闷葫芦”,和这种人在一起,总会感到沉闷和压力。特别是对于一些性格比较外向、活跃的人,更是觉得难受。之所以这样,可能是他们有某种心事而不愿多言。 在这种情况下,你应该尊重对方,不要去破坏对方的心境,让其保持一种内心选择的生存方式;相反,你如果故意地没话找话,并拼命地想方设法与对方交谈,只会适得其反,引起对方的反感。 与自私自利的人相处之道:   自私自利的人尽管心目中只有自己,特别注重个人利益的得失,但是,他们也往往会因利而忘我地工作。你对他们不必有太高的期望,也没有必要期望他们能够像朋友那样以情为重。 与这类人的交往关系可以仅仅是一种交换关系,按付出给回报,干得好坏不同,获得的利益也会不一样。 与争强好胜的人相处之道:   争强好胜的人往往狂妄自大,自我炫耀,自我表现的欲望非常强烈。他们总是力求证明自己比别人强,比别人正确。当遇到竞争对手时,他们总是想方设法地挤对人,不择手段地打击人,力求在各方面占上风。 对这样的人,你不能一味地迁就,而有必要在适当的时候,以适当的方式打击一下他的傲气,使他知道人外有人,天外有天。 与狂妄自大的人相处之道:   狂妄的人实际上并没有多少学问,往往是自吹自擂,夸夸其谈,他们所表现的高傲、不屑一顾等神态,实际上是一种心灵空虚的补充剂,以维持其虚荣心。与他们交往似乎觉得他们视野开阔,天南地北,无所不晓,好一副居高临下的样子,但只要就某一问题深入地与之探讨,他便会露出马脚。一旦露了马脚,他的威风也就自然扫地。 另外,与这类人初次相处,可以用你的常识将之“震”住,如果做到了这一点,往后的交往便会顺利了。 九段秘书 领导可能会遇到一些没有经验的新手秘书或者一些不合格的秘书。那么…… 一个优秀的秘书需要具备: 一个优秀的秘书最需要具备: 结果思维 九段秘书之间的最大差别就在于: 结果思维 秘书的着装打扮 秘书的着装礼仪是一门艺术, 一门学问。秘书人员往往代表着组织的形象, 个人服装礼仪上的表现往往决定着秘书人员给人的第一印象。在各种场合穿着都美观得体的秘书,能充分焕发出一种魅力,人际上极易赢得上下一致的好感,工作上也能左右逢源,获得众人的支持,取得事业的成功。 着装的基本原则 (1)时间原则,指秘书的穿着应体现时代、年龄、季节等特点。 体现时代特点是指着装要顺应时代的潮流和节奏,既不能太落伍,也不能太超前 。 体现年龄特点是说应考虑到着装者的年龄。 体现季节特点是说着装应随季节变化而变化。 (2)地点原则,指秘书着装应与活动的地点环境相符合。 地点有大地点与小地点之分。 大地点要求考虑你去的国家、地区所处的地理位置、自然条件、文化背景、风俗人情等。 小地点则指你当天所处的小环境特点,是办公室还是野外,是厂矿还是农村,是灯光变幻的舞厅还是寂静肃然的会议室,根据这些,有针对性地选择好自己的服饰,地点相同,若身着不同的服饰,人们对你的印象、评价都会不同。 (3)场合原则,指服饰穿着要与场合气氛相和谐,也就是要根据不同场合来进行着装。 工作场合着装,即上班装的选择,要求与职业相协调,秘书人员上班装总的要求是庄重典雅,以与办公室庄重严肃的气氛相吻合 。 至于社交场合的着装,由于人们在交际中,所处场合的多变化,所以应该根据所处场合气氛的变化来选择服饰。 办公室着装 1.制作精良 要选择优质面料,如果面料较差, 职业女装的档次将大大降低。套装或套裙一般与衬衫搭配,衬衫的面料应以轻薄、柔滑的质地为首选。 款式要大方,女秘书在选择职业装时不可过于追求时髦, 也不能太守旧, 过时俗套。 女秘书在选择职业装时一定要认真仔细, 看其是否针脚严密、针线直正、表面平展、左右对称、纽扣订牢、拉锁完好等, 切忌马虎大意。 2.外观整洁 一般情况下, 外观整洁与否都是评价服装质量优劣的首要指标之一。女秘书平时所穿衣服,即使款式面料一般, 但只要做到干净、清爽、平整, 同样会为交往对象所接受。相反,如果衣服不够整洁, 甚至布满褶皱、肮脏不堪, 就会贻笑于人,同时秘书所在组织也会失去别人的信任。 3.文明大方 女秘书着装打扮不但要符合干练、干净、整洁、文明大方的要求, 而且要不落俗套、端庄文雅。女秘书切忌穿过露、过透、过短和过紧的服装。衬衫一般不直接外穿, 衬衫下摆要放入裙内或裤内。不得佩戴过分夸张的饰品。 4.搭配得体 除了主体衣服外, 鞋袜与衣服的搭配也有讲究。穿套裙一定要穿丝袜, 袜子以透明近似肤色或与服装颜色协调为好。不宜穿凉鞋或靴子, 黑色皮鞋可以和大部分服装相配。职业女装的各个部分应相互呼应, 在整体上尽可能做到简单、大方、和谐,以展现职业女性之美。 男秘书:   1. 不要穿太过合身的衣服,除非你想看起来像根竹竿立在那里。   2. 在休闲的场合里把上衣,衬衫或是T-Shirt拉到裤头外面来,以截断视觉的延长效果。   3. 尽量挑选颜色浅及柔和的色调搭配。 秘书的打扮 随着社会交往的日益频繁,仪容之美及现代美容化妆术(包括男子美容化妆)越来越受到人们的关注。学习一些美容化妆知识,掌握基本的化妆技巧,对提高人的审美能力、培养健康的审美情趣、美化社会生活大有益处。 面部化妆 秘书人员化妆总的原则是要少而精,强调和突出自身自然美的部分,减弱或掩盖容貌上的缺陷。同时,还要注意环境气氛和场合的变化,使自己“淡妆浓抹总相宜”。 适当地修整自己的容貌是对别人的尊重,女秘书可以准备一些简便实用的化妆工具和化妆品。必备的化妆工具有粉扑、眉刷、唇笔、修容刷、小镜子等;必备的化妆品有粉霜或粉饼、蜜粉、眼影、眼线笔、唇膏、修容饼。在办公室工作时可以化点淡妆,5分钟就能完成。 秘书的举止规范 (一)站姿 抬头,目视前方,挺胸直腰,肩平,双臂自然下垂,收腹,双腿并拢直立,脚尖分呈V字型,身体重心放到两脚中间,也可两脚分开,比肩略窄,双手合起,放在腹前或背后。 开晨会时,男职员应两脚分开,比肩略窄,双手合起放在背后;女职员应双脚并拢,脚尖分呈V字型,双手合起放于腹前。 (二)坐姿 轻轻入座,至少坐满椅子的2/3,后背轻靠椅背,双膝自然并拢(男性可略分开)。对坐谈话时,身体稍向前倾,表示尊重和谦虚。如果长时间端坐,可将两腿交叉重叠,但要注意将腿向后回收。 (三)行姿 (四)手势 双目平视,面带微笑微收下颚。上身挺直,头正,挺胸收腹,重心稍前倾,手臂伸直放松,手指自然弯曲,摆时要以肩关节为轴,上臂带动前臂向前,手臂摇摆直线,向后摆动时,手臂外开不超过30-35度。 秘书常用手势: 1.横摆式”手势 表示前进 2.“直臂式”手势 表示请往前走 3.“斜摆式”手势 表示请坐 (五)握手 (六)鞠躬 顺序:上级在先,主人在先,长者在先,女性在先 时间:3-5秒为宜 力度:不宜过大,但也不宜毫无力度 握手时,应目视对方并面带微笑 切不可带着手套与人握手 鞠躬的场合与要求:遇到客人或表示感谢或回礼时,行15度鞠躬礼;遇到尊贵客人来访时,行39度鞠躬礼。行李时面对客人,并拢双脚,视线由对方脸上落至自己脚前1.5米(15度礼)及脚前1米处(30度礼)。男性双手放在身体两侧,女性双手合起放在在身体前面。 (七)问候 早晨上班见面时,互相问候“早上好!”,“早晨好!”等 因公外出应向部门的其他人打招呼 在公司或外出时遇见客人,应面带微笑主动上前打招呼 下班时也应打招呼后再离开,如“明天见”,“再见”等 停下脚步 面带微笑 注视对方 鞠躬到位 说早上好 中外秘书比较 相同点:适应性,工作繁琐,工作认真,忠诚,与同事和睦,良好心态 不同点:办公环境不同,职能不同,协调地位的差异 相同点 适应性:刚进入职场遇到的都是陌生的环境和陌生的同事,如何在最短的时间适应这一切就变得尤为重要。身为一个合格的职场人,有着良好的适应性就是必备的素质了。如《时尚女魔头》里的安迪在很短的时间里,由内而外改造了自己,使原本格格不入的自己最终得到了领导的青睐。不难看出,良好的适应性是中外秘书的必备要求。 工作繁琐:秘书的工作很繁琐,甚至可以用杂乱来形容。需要联系各方面的事务,安排领导的日程,做好接待工作,订机票,订酒店,给领导买各种需要的东西。遇到严厉的领导,稍有差错就是一顿严厉的批评,严重的还会被炒鱿鱼。在《时尚女魔头》中米兰达每天都会给安迪许多难以完成的任务,连买咖啡都必须做。而安迪必须记下这些事,并在最短的时间里做好这些事。由此可见,中外秘书做的事都很繁杂,大大小小的事都要做好。 相同点 工作认真、用心:身为秘书,在职场中工作要认真,上司布置的任务要认真高效的完成,做好自己的本职工作。 忠诚:日常生活中,每个上司都希望自己的下属对自己忠心耿耿。秘书和领导在工作和生活中的接触可能比其家人还多,在工作上为领导分忧解难,在生活上对领导关心照顾,既是份内之事,又是人之常情。对老板忠心真诚的秘书,才能赢得领导的信任,才能取得成功。 与同事和睦相处:在工作中要与同事处好关系,与他们和睦相处,这样可以有很好的工作氛围,做事可以事半功倍。只有真诚的对待他们,才能在公司这个集体里更好的施展自己的才华。 良好的心态:刚毕业的大学生往往眼高手低,长此以往就会产生厌倦心理,保持良好心态,摆正自己的位置,才能把工作越做越好。 不同点 1 办公环境的不同:中国对环境要求不高,只要干净整洁,舒适就可以了。 英美等国特别注意豪华舒适,对办公室的空间安排,照明,温度,湿度,隔音等十分讲究。甚至会配备有美容室和服装室。 2 职能的不同:中国的秘书只要做工作上交代的事情,老板并不会把过多的私人事情交给秘书处理。而国外的上司会把工作和生活上的私事都交给秘书处理。 秘书协调的地位差异:在我国,领导人活动安排中,特别强调整个领导成员活动安排的协调有序性。要保证领导成员之间的沟通不能中断,要保持机关日常事务有领导成员主持,要尽可能保持领导成员的办公会议全额到会等等。 西方领导人活动安排,虽然也比较注重上述安排,但更强调领导人活动的灵活性。 秘书考试 考试简介 基本了解 等级划分 全国秘书证考试内容 考试时间 详细内容 基本了解 国家秘书职业资格证书 由国家劳动和社会保障部推出。考试内容分秘书(涉外)、秘书(普通)两个种类,每个种类分国家职业资格五级、四级、三级和二级共四个级别。其中,秘书(涉外)专业外语考核设英语、日语、俄语3个语种,报考人员可根据自己的专业语种,任选一种语言应试。 等级划分 本职业共设四个等级,分别为五级秘书(国家职业资格五级)、四级秘书(国家职业资格四级)、三级秘书(国家职业资格三级)和二级秘书(国家职业资格二级)。 文秘考试内容 文书写作、公关礼仪、档案管理、办公室自动化、办公室工作、法律与经济管理概论、外语(英、日、俄等) 考试时间 秘书考试一年两次,上半年5月份考试,下半年11月份考试,具体考试时间每年略有不同。 详细内容 考试分两科,秘书基础知识和实际操作题,都是笔试,一天考完。实际操作题是看录像再作答。两科满分均为100分,两科均考到60以上视为通过,如果考过一科成绩保留一次 三级考试内容 卷一 第一部分,1~25小题,为职业道德试题; (一)单项选择题(第1~8题) (二)多项选择题(第9~16题) 二、职业道德个人表现部分(第16~25题) 第二部分 理论知识 (26~125题,共100道题,满分为100分) 卷二 操作技能试卷 一、案例分析题(第一题20分,第2题30分,共50分) 1、请看案例分析素材录像,找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(每题连续播放两遍,应至少找出10处正误点)。 2、请看案例分析素材录像,找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(每题连续播放两遍,应至少找出15处正误点)。 二、操作题(第3题——第4题,每题15分,第5题20分,共50分) Thank you !

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