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- 素材大小：
- 4.31 MB
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- 免费下载
- 素材格式：
- .ppt
- 素材上传：
- ppt
- 上传时间：
- 2016-11-27
- 素材编号：
- 65540
- 素材类别：
- 职业PPT
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素材预览
这是一个关于商务秘书工作基础内容文案PPT课件，主要介绍了掌握秘书工作内容、理解秘书工作特点、建立秘书智能结构、秘书职业认证、秘书职业规划等内容。高职文秘专业毕业生主要去向是各类中小型企业，主要岗位或岗位群包括：文员、秘书、档案员、人事薪酬专员、公关人员、行政助理、经理助理、总经理助理、会计员、营销人员、客户经理、仓储管理员等。阅读《商务秘书典型一日》，思考小许秘书在公司里担当的角色和发挥的作用，并概括秘书的主要工作内容。更多内容，欢迎点击下载商务秘书工作基础内容文案PPT课件哦。
商务秘书工作基础内容文案PPT课件是由红软PPT免费下载网推荐的一款职业PPT类型的PowerPoint.
商务秘书工作基础
项目一 掌握秘书工作内容
项目目标：
以《商务秘书典型一日》为案例，介绍秘书工作内容，重点培养学生阅读分析、信息收集与处理能力。
项目内容：
阅读《商务秘书典型一日》
搜索毕业生“工作经验”
解读秘书招聘信息
项目导入
一位文秘专业毕业生应聘某公司秘书岗位，面试中学生礼貌地问考官：“请问贵公司秘书的岗位职责有哪些？”主考官面带微笑地说：“这个问题正是我们想问你的。”学生立即意识到犯了大错，迅速改口说：“我是想问贵公司的主要业务是什么？”但为时已晚，面试结果也可想而知。
任务一 阅读《商务秘书典型一日》
任务描述
高职文秘专业毕业生主要去向是各类中小型企业，主要岗位或岗位群包括：文员、秘书、档案员、人事薪酬专员、公关人员、行政助理、经理助理、总经理助理、会计员、营销人员、客户经理、仓储管理员等。阅读《商务秘书典型一日》，思考小许秘书在公司里担当的角色和发挥的作用，并概括秘书的主要工作内容。
任务实施
任务引导
秘书工作“两眼一睁，忙到熄灯”，你能从小许秘书身上体会到吗？
有人说：“一个公司可以没有副总，但不可以没有秘书。”请谈谈你对秘书工作岗位作用的认识。
秘书工作的内容
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
接待事务（来访接待、安排服务等）
会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
写作事务（各种文体的写作）
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
其他任务
新时期的秘书工作
四个转变
四项工作
四项技能
四个转变
1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策；
2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息；
3.从被动服务转变为主动服务；
4.从凭老经验办事转变为科学化管理。
四项经常性工作
办文：写文、收文、发文
办会：会前、会中、会后
办事：常规、临时
办商：策划、执行
四项技能
辅助决策技能
处理事务技能
协调关系技能
检查督办技能
任务二 搜索毕业生“工作经验”
任务描述
往届文秘毕业生的求职简历上一般都会有“工作经验”或“工作经历”介绍。上网搜索往届文秘毕业生的求职简历，重点关注他们曾经的“工作经验”或“工作简历”。
任务实施
任务引导
（1）“有问题Google一下”或“有问题问百度”。如今，网络搜索已成为人们学习、生活和工作的重要组成部分。搜索引擎（Google）（Baidu）。
（2）设计关键词，一般情况下两个关键词就够了，关键词与关键词之间以空格隔开。可以先用简单关键词测试，仔细查看搜索结果，从搜索结果页面里寻找更多信息，再设计一个更好的关键词重搜，这样重复几次后，就能设计出很棒的关键词，也就能搜索到满意结果了。
任务三 解读秘书招聘信息
任务描述
利用网络、报纸等媒体收集秘书招聘信息，概括商务秘书的工作职责和基本要求。
任务实施
任务引导
（1）从招聘信息分析秘书岗位的主要职责和基本要求，更有说服力，更有针对性。
（2）要尽可能多地收集可供选择的就业信息。一般来讲，收集就业信息的主要渠道是学校就业指导中心、政府举办的各类人才市场、新闻媒体发布的各类就业信息、各种人才网站等。
（3）要把各种信息按行业、地域、单位等条件分类整理，还要多收集目标单位的有用信息。
什么是“秘书”？
国际职业秘书组织：秘书是“具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。”
前苏联：一项普通的职业，其职能主要为机关提供称作秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。
《秘书国家职业标准》（2006年版）：从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策和实施提供服务的人员。
秘书的涵义
“秘书”概念的发展变化
“秘书”最早出现汉代，最初指物——带有神秘色彩的图书。
东汉后期“秘书”不仅指物，也指机构和人员。
古代秘书工作者——史官、御史大夫、尚书、长史、主簿、幕客、师爷等。
清末 一：“秘书”摆脱了"图书"的含义，特指从事秘书工作的人或职位。
二：对秘书人员旧式称谓退出了历史舞台，政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均称为“秘书”。
英文Secretary，保守国家和私人秘密的人。
秘书各种称谓
秘书的类别
初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务为主。一般来说，初级秘书应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。他们的职责比较单一，技术含量较低，薪金相对较低。
中级秘书——能够写一般信函，起草报告和准备会议等，多为大专或本科毕业。中级秘书包括部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者身边的秘书，处理各种事件的能力要求较高，薪酬也相对较高 。
高级秘书——能起草重要的合同文本，懂法律、税务知识，有应急处理能力。高级秘书是随着市场环境下，企业横向联系的加强以及现代化办公手段对企业的渗透而出现的。现代高级秘书特别强调的素质有公关才能、外语水平和办公行政管理的能力等。高级秘书包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书以及总经理的高级行政助理等，目前属于人才市场上的稀有资源。
面向市场、面向企业、面向地方经济建设，立足南通，服务全省，辐射长三角，培养德、智、体、美全面发展，具有良好的职业道德、人文素养和创新精神，具备较强的写作功底和沟通能力，掌握商务活动的基本运作，熟悉各种现代办公设备的使用，能够胜任中小企业办公室工作，协助领导处理商贸事务，为领导决策及实施提供服务的高级技能型秘书人才。
传统与现代秘书比较
秘书行业是一个传统行业。
改革开放前，就数量讲，秘书人员相对较少，从技能讲，传统的秘书职责是公文制作、文书处理和办公室日常管理。
信息化时代和全球经济一体化，经济活动频繁，经济组织大量增加，社会的企事业单位对秘书的需求量大大增加，对技能也提出更高要求：既能处理办公室日常事务，又能进行商务运作、公关宣传、辅助管理。
从近年人才市场招聘看，商务秘书人才供不应求，基层企事业单位、民营企业难以招聘到专业的商务秘书人才。
素质高和能力强的复合型秘书人才。
商务秘书
商务秘书是指在从事各种商务活动的组织中，协助投资者、经营者、企业管理者处理各种商务性事务，负责组织行政事务处理，并辅助上司做好决策工作和信息工作，担负上司的近身参谋、助手和工作伙伴的工作人员，包含了从企业基础文书、专职文秘到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员体系。
它集现代商务秘书专业理论、商务信息、项目活动管理、计算机应用操作、商务英语应用以及文秘工作于一身，是适应经济时代商务领域秘书工作的发展趋势和要求而出现的一支复合型高素质人才队伍，是确保在激烈竞争中制胜的战略资源。
拓展训练 P12
阅读题
阅读《秘书日常工作程序》，思考秘书该如何做好一天的工作？如何理解秘书与领导的关系？
讨论题
秘书节
为了肯定秘书的贡献，1952年两位美国芝加哥资深秘书向美国商务部部长提议建立秘书周计划，很快提出批准，并且于2号到7号设立秘书周。但是正式“秘书节”的提出是在1955年，将秘书周定在每年4月份最后一个完整的星期，而这周的星期三为秘书日。
国外秘书工作的发展趋势
日益向智能型转化
秘书工作日益终身化
秘书理论研究日益加强
国外秘书工作的职业特点
1. 社会化、行业化
2. 专业化、知识化
3. 自动化、高科技化
4. 科学化、制度化
马里兰州初级大学（例）
公共课：速记、打字、阅读与写作、健康生活原则、办公工作程序、计算机应用、秘书学、体育、会计学。
行政秘书专业课程：商业数学、企业法、演讲、社会科学、听写和录音、行政秘书准则等。
法律秘书专业课程：美国政府组织和企业法、法律秘书准则、法律专门术语、法律秘书听写和录音、法院及法律事务程序、联邦及马里兰州法院条例等。
客户的分类
已有客户：实行客户档案分类细化管理，分期定时进行电话跟踪。
准客户：对现有客户进行分析并根据分析后的需求进入准客户培养服务期，增强其对企业的信赖感，从而实现促成的效果。
转介绍的客户：让其感受优质的服务和科学的管理。
客户关系的维护
亲自拜访
电子邮件
函电致谢
访问报告
访问报告是一种有助于客户服务人员之间交流的报告形式。
被你感动的顾客，才是最忠诚的顾客。
秘书工作的新要求
“四个转变”
“六个要求"
秘书工作“四个转变”
1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策；
2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息；
3.从被动服务转变为主动服务；
4.从凭老经验办事转变为科学化管理。
这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求，即秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展。
秘书工作“六个强调”
强调调查研究工作
强调信息工作
强调信访工作
强调协调工作
强调督察工作
强调党务、政务服务工作
秘书工作的性质
根本性质：辅助性
辅助性是秘书部门天生的属性
辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求
辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的
秘书工作的特征
1.中介性
“纽带”和“桥梁”，也决定了秘书工作辅助性工作。
2.直接性
在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上。
3.全面性
体现在职能辅助的全面性上
体现在过程辅助的全面性上
4.服务性
“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮。”
“没大没小，没完没了。"
5.被动性
秘书人员一定要不越权、不越职。秘书应在辅助性被动
性的工作中发挥创造性和主动性。
6.潜隐性
活动名义的假借性
活动过程的幕后性
劳动成果的潜在性
7.机密性
秘书的职能
1、辅助决策
2、协调关系
3、处理信息
4、办理事务
1.辅助决策
（1）辅助决策：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
（2）辅助决策的特征
内容的综合性 时间的经常性 环节的全过程性
（3）辅助决策的原则
超前原则 定位原则 信息原则 谏诤原则
（4）辅助决策的过程
协助领导确定目标 协助领导设计方案
协助领导评优选优 协助领导实施反馈
2.协调关系
（1）协调：秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
（2）协调关系的特征
从属性 广泛性 间接性
（3）协调关系的原则
政策指导 客观公正 平等协商
注重整体 灵活适度
（4）协调关系的过程
摸清情况 找出症结 恰当协调
督促落实 检查反馈
3.处理信息
（1）处理信息的含义
信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
（2）处理信息的原则
及时性、保真性、适用性、预测性原则
（3）处理信息的内容
历史、上级、内部、公众、社会信息
（4）处理信息的过程
信息收集、加工 、传递、反馈 、储存
4.办理事务
（1）事务：一切同领导工作有关的日常具体工作
（2）办理事务的特征
综合性服务性繁琐性突击性
（3）办理事务的原则
被动中求主动
原则中求灵活
繁杂中求规范
（4）办理事务的程序
自然程序 理论程序 指令程序
法定程序 技术程序 习惯程序
第一章 小结
1、秘书的职业特征（ 6点）
2、秘书工作内容（10项）
3、秘书工作特点（1+7点）
4、秘书工作作用（5个）
课外作业
秘书的职业特征
服务的直接性和稳定性
知识化和专业化
年轻化和女性化
国外秘书职业
欧美和日本等发达国家秘书工作，不仅广泛存在于政府机关、企业单位和社会团体，而且渗透到社会的各个角落。秘书存在于现代社会的每一个行业，对社会的影响是巨大的。
秘书是求职青年最乐于选择的职业之一。据美国劳工统计局统计，从1980年至1990年，美国秘书人数净增长148.1万人，增长率为38.2%（10年）。在26种职业中，秘书的就业增长率占第一位。抽样调查表明，日本的高中女生把秘书作为“理想职业”的约占20%。
秘书工作的显著特点是它的职业化、专业化、智能化、年轻化和女性化。秘书工作不仅存在于政府机关和企事业单位，而且遍布于社会各个角落。私人秘书人数更多。秘书人员年龄平均不到30岁，而且女性占90%以上。
秘书职业化是指秘书由特定的官方职务演变为不属于任何一个行业，但又为任何行业所必需的职业。“国际专业秘书协会”成立的宗旨，就是建立一种为社会所承认的秘书行业标准，使秘书这一新兴行业的协会组织能与律师、会计等其他行业协会一样，得到社会的认可。
课外作业
我心目中的秘书
说说你心目中的“秘书”？
商务秘书助理背景图片PPT：这是一个关于商务秘书助理背景图片PPT，这是一个秘书助理PPT图表适用于人力资源主题设计应用。商务概念的提出是改革的产物，有一个演变的过程：贸易部——商业部、外贸部——内贸部——内贸局——商务部。是内外贸一体化的概念。背景是图像或者景象的组成部分，是衬托主体事物（前景）的景物，对事态的发生、发展、变化起重要作用的客观情况。背景有如下解释：1、舞台上或电影里的布景，放在后面，衬托前景；2、图画、摄影里衬托主体事物的景物；3、对人物、事件起作用的历史情况或现实环境，例如：历史背景、政治背景。背景是图像或者景象的组成部分，是衬托主体事物（前景）的景物，对事态的发生、发展、变化起重要作用的客观情况。背景的主要作用是渲染主体的最大效果和作用，起支持作用，欢迎点击下载商务秘书助理背景图片PPT哦。
商务秘书实务课件PPT模板：这是一个关于商务秘书实务课件PPT模板，主要介绍了商务人员的个人礼仪、商务人员的仪容礼仪、行为举止礼仪等内容。人生是一条美丽的河，我们每一个人都是河里的一名过客。我来了，我看见，我走过，这个过程美丽无限。在这个过程之中，我们会遇到种种成功、失败、悲欢离合。重要的是，我们需要勇敢地去面对。没有失败，哪有成功？没有不幸，哪有快乐？成功、失败、快乐、悲哀等等，其实都是相对的。一切都将成为过去，而过去将成为可爱。再者，重要的是我们还需要理智地面对。在这个过程中，我们一定要善待自己。一个人只有懂得善待自己，他的学习与生活才有质量，他才能得到别人的尊重，他才能够认真地生活、开心地学习和工作，才能够为国家、为社会、为自己所在单位做出更大的贡献。与此同时，我们还要提倡善待他人，待人如己。善待别人就是善待自己，这个道理永远都是不言而喻的。更多内容，欢迎点击下载商务秘书实务课件PPT模板哦。
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