办公自动化应用特点PPT课件下载

这是一个关于办公自动化应用特点PPT课件，主要介绍了办公自动化概述、常用办公自动化设备、常用办公自动化软件、常用工具软件等内容。一个完整的办公自动化系统除了具有操作层的事务处理、管理层的信息管理以外，原则上还应具有最高层的决策支持，而且决策能力的大小也反映了自动化水平的高低。狭义的办公自动化多指事务型和管理型办公系统，这种系统以基础数据库和专业数据库为主，虽然也是决策分析的基础，但作为提供真正的决策支持还是远远不够的。因此，只有在此基础上加上模型库、方法库、历史资料库，使得决策的类型由结构化上升到非结构化，并进一步发展成为知识库系统和专家系统以后，才能实现真正意义上的办公自动化。 4.1 办公自动化概述 4.2 常用办公自动化设备 4.3 常用办公自动化软件 4.4 常用工具软件 由于办公自动化是信息化社会的必然产物，也是一门多种科学技术和设备的综合运用，因此，办公自动化过程实际上是多学科、多技术、多种设备综合运用的过程。1 . 办公自动化是多学科的综合 实现办公自动化的理论支持是一种多学科的综合运用。其中经常涉及到的主要学科有行为科学、管理科学、系统科学、社会科学和人机工学等等，此外，还有其他一些软科学理论，如管理心理学、人的素质学、办公环境学等等，欢迎点击下载办公自动化应用特点PPT课件哦。

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第4章 办公自动化及其应用 本章教学计划　理论教学（课堂教学）：4学时 　　　　　　　实验教学（上机实习）：6学时本章教学重点　1. 办公自动化系统构成　2. 常用办公自动化设备 　3. 常用办公自动化软件 　4. 常用工具软件 　 4.1 办公自动化概述 4.2 常用办公自动化设备 4.3 常用办公自动化软件 4.4 常用工具软件 　　办公自动化（OA，Office Automation）通常是指办公人员运用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进的科学技术，并借助于先进的设备进行事务处理、管理控制和决策分析等办公活动的综合。它是由办公人员和办公设备加上现代科技手段构成的、服务于某种目标的信息处理系统，其目的是为了提高办公活动的效率和办公工作的质量。 4.1.1 办公自动化的特点　　20世纪60年代，人类社会出现了一次新的技术革命——“信息革命”，出现了“信息化社会”。由于社会形势的瞬息万变，社会信息量的迅猛增加，人们对办公活动的要求与原有的办公方式之间已产生了尖锐的矛盾。这种矛盾突出表现在以下几个方面：　　（1）大量增加办公人员 （2）办公效率低下 （3）办公费用不断增加　　为了解决上述问题人们以一整套的软科学为理论基础，以电子计算机为核心工具，加之原来的通信和自动化技术，使办公行为发生了根本性的变化，从而形成了一个新的概念——“办公自动化”。 4.1.1 办公自动化的特点　　OA已成为人们生活中的流行语，是现代信息社会的重要标志，它有如下特点： （1）先进性　　（2）实用性　　（3）可扩展性　　（4）通用性　　（5）动态性 OA是一个决策支持系统，是人们作为产生更高价值信息的一种辅助手段。决策支持系统（DSS）是具有人机对话、数据存取和模型化三大功能，用于辅助各级管理者进行正确决策的系统。 4.1.2 办公自动化系统构成 办公自动化是为各部门的办公活动服务的，部门的办公职能大体上可以分成三种类型： （1）事务型办公自动化系统 —— 通常将以文字对象为主的（如文字处理、公文管理、档案管理、编辑排版和印刷等）统称为文字处理工作。事务型办公自动化系统一般由计算机的软硬件系统、基本办公设备、简单通信设备和事务处理数据库组成。 （2）管理型办公自动化系统 —— 管理型办公除具备事务型办公的全部功能以外，主要是增加了对信息的管理功能，侧重于完成本部门的信息管理。 管理型办公自动化系统的组成除了具备事务型办公自动化的全部设备外，通常还广泛地使用计算机网络系统和管理信息数据库。 （3）决策型办公自动化系统 —— 决策型办公除应具备事务型及管理型办公的全部功能以外，还应具备决策支持功能，即对办公部门在诸如计划平衡、发展规划、效益预测、结构分析等有关国民经济和企业发展方面，起到决策支持作用。 4.1.2 办公自动化系统构成　　一个完整的办公自动化系统除了具有操作层的事务处理、管理层的信息管理以外，原则上还应具有最高层的决策支持，而且决策能力的大小也反映了自动化水平的高低。狭义的办公自动化多指事务型和管理型办公系统，这种系统以基础数据库和专业数据库为主，虽然也是决策分析的基础，但作为提供真正的决策支持还是远远不够的。因此，只有在此基础上加上模型库、方法库、历史资料库，使得决策的类型由结构化上升到非结构化，并进一步发展成为知识库系统和专家系统以后，才能实现真正意义上的办公自动化。 4.1 办公自动化概述 4.2 常用办公自动化设备 4.3 常用办公自动化软件 4.4 常用工具软件 　　由于办公自动化是信息化社会的必然产物，也是一门多种科学技术和设备的综合运用，因此，办公自动化过程实际上是多学科、多技术、多种设备综合运用的过程。 1 . 办公自动化是多学科的综合 实现办公自动化的理论支持是一种多学科的综合运用。其中经常涉及到的主要学科有行为科学、管理科学、系统科学、社会科学和人机工学等等，此外，还有其他一些软科学理论，如管理心理学、人的素质学、办公环境学等等。 2 . 办公自动化是多技术的综合 办公自动化系统无论是操作层的事务型办公系统，还是最高层的决策型办公系统，都是一个多种技术综合运用的系统。主要技术通常包括： 　　（1）计算机技术：包括多种硬件技术，如各种信息的输入、转换、存储、处理、加工和输出等；多种软件技术，如文字处理、图形图象处理、数据处理、分布处理技术、数据库技术、方法库、模型库和知识库技术等。 （2）通信技术：包括电信技术和网络技术，如局域网、城域网和广域网技术等。 （3）自动化技术：包括复印技术、激光照排和激光打印技术以及轻印刷系统技术等。 3 . 办公自动化使用的主要设备　　（1）计算机设备：包括各种微型机、工作站、小型机，甚至中、大型机等以及相应的专用或通用输入、输出设备。 （2）通信设备：包括电话机、传真机、电报机、电传机、数据传输设备、电子邮件设备、电子会议设备等。 （3）基本办公设备：包括复印机和各种轻印刷设备等。 随着科学技术的发展，办公自动化设备也在不断推陈出新，性能越来越好，功能越来越强，且向一机多用、多功能方向发展。 4.2.1 微型计算机　　由于微型计算机体积小、功能强、价格低，其应用已遍及社会各个领域，包括各类办公室及家庭。在现代办公自动化系统中，微型计算机已成为必备设备之一。本书已对它有详细介绍，此处不屡述。 4.2.2 打印机　　打印机是计算机的主要外部设备，也是信息输出的主要设备。一般将打印机分为击打式和非击打式2大类。击打式打印机包括字模式打印机和针式打印机，非击打式打印机包括喷墨式、激光式、热转换式、发光式、极管式、液晶式、荧光式、磁式和离子式打印机等。办公环境常用的打印机有三类：针式打印机、喷墨打印机和激光打印机，它们各有特点。　　针式打印机是利用打印钢针撞击色带和纸打印出点阵组成文字和图形的，它经久耐用，输出形式灵活，成本低，有多种系列、多种规格，可打印宽行打印纸，但噪声大，分辨率低。针式打印机曾是打印机市场上的主流，但近年来，随着对打印质量要求的不断提高，它已退到了次要地位。 　　喷墨打印机是利用一个压纸卷筒和进纸系统，当纸通过喷墨头时，让墨水通过细喷嘴，在强电场作用下以高速墨水束喷到纸上，形成点阵字符或图形图象。它分辨率较高，无噪声，在普通纸上打印的分辨率虽然不如激光打印机，但由于其价格低廉，使用方便，成为目前办公打印机的主要类型。彩色喷墨打印机在专用纸（又称相纸）上可打印出色彩艳丽的图片，因而又受到家庭用户的欢迎。　　激光打印机是将激光扫描技术和电子照相技术相结合的打印设备。它的分辨率最高，无噪声，适合打印高质量的文件，最适于大中型办公室使用，以满足处理文字、图形、表格、编辑、排版等高质量输出的需要。 4.2.3 扫描仪 　扫描仪是将各种形式的图像信息输入计算机的重要工具。扫描仪通常用于计算机图像 的输入，而图像这种信息形式是一种信息量最大的形式。从最直接的图片、照片、胶片到各类图纸图形以及各类文稿资料，都可以用扫描仪输入到计算机中，进而实现对这些图像形式的信息的处理、管理、使用、存贮、输出等。 　扫描仪是光机电一体化的产品，主要由光学成像部分、机械传动机构和转换电路部分组成。这几部分相互配合将反映图像特征的光信号转换为计算机可接受的电信号。光学成像部分有光源、光路和镜头；转换电路部分有A／D转换处理电路及控制机械部分运动的控制电路；机械传动机构有步进电机、扫描头及导轨等。扫描仪的核心是完成光电转换的光电转换部件。 4.2.3 扫描仪　　扫描仪种类很多，按不同的标准可将其分成不同的类型。 　（1）按扫描原理划分，可将扫描仪分为以CCD为核心的平板式扫描仪、手持式扫描仪 和以光电倍增管为核心的滚筒式扫描仪。　　（2）按扫描图像幅面的大小划分，可分为小幅面的手持式扫描仪，中等幅面的台式扫描仪和大幅面的工程图扫描仪。 　（3）按扫描图稿的介质划分，可分为反射式（纸材料）扫描仪和透射式（胶片）扫描仪以及既可扫反射稿又可扫透射稿的多用途扫描仪。 　 （4）按用途划分，可将扫描仪分为可用于各种文稿输入的通用型扫描仪和专门用于特 殊图像输入的专用型扫描仪（如条码读入器、卡片阅读机等）。 　（5）按接口方式划分，有SCSI卡接口方式扫描仪、EPP接口方式扫描仪、USB接口方 式扫描仪等。 4.2.3 扫描仪　　扫描仪的主要技术指标包括分辨率、灰度级、色彩、接口、扫描速度和扫描幅度。 （1）光学分辨率：表示扫描仪对图像细节的表达能力。光学分辨率用每英寸点数DPI（DotPerinch）表示。常见扫描仪水平分辨率有300DPI、600DPI甚至1000DPI以上。 最大分辨率：又称插值分辨率，是利用软件技术在硬件产生的像点之间插入另外的像 点，由此获得的较高的分辨率。 （2）灰度级：表示扫描图像由暗到亮的层次范围，灰度级位数越多的扫描仪扫描的图像层次就越丰富，效果就越好。常见扫描仪灰度级为256级（8位）、1024级（10位）和4096级（12位）。 （3）色彩深度：24位真彩色图像是指每个像素点的颜色用24位二进制数表示，红、绿、蓝（RGB）三色8位共256×256×256=16.8MB种颜色，通常称这种扫描仪为24位真彩色扫描仪。 （4）接口：常见接口为SCSI、EPP和USB。 （5）扫描速度　　（6）扫描幅度 4.2.4 复印机　　早期的复印技术，一种是采用银盐摄影的方法，用胶卷直接反拍或放大。其缺点是手续繁杂、速度慢、成本高。另外一种是重氮复印，工程设计图纸至今仍多采用此法晒图，其缺点是要求原稿必须是透明纸，否则就不能够复印。 　　1950年，美国施乐（Xeror）公司首次出售手工操作的硒板静电复印机。它与其它种类的复印机比较，具有操作方法简便、时间快、成本低，对原稿的纸质无特别要求等优点，因此静电复印技术在半个多世纪以来得到了非常迅速的发展，成为复印技术的主流。静电复印机已经成为全世界最广泛应用的一种复印机。 4.2.4 复印机　 我国复印技术的研究始于20世纪60年代初期，至今已在复印材料和设备的研究以及试制方面取得了一些成果，但还远不能满足国民经济对复印技术的需要，与世界先进水平相比，差距还相当大。20世纪80年代，我国引进外国（主要是日本等国家）的先进生产技术和技术专利，从而促进了我国静电复印机及器材的生产技术、质量水平的提高。 当前，静电复印机的发展方向是向高速、高级、微处理化以及专业化方向发展。新型的静电复印机大都具有双面复印、自动移稿、自动分页、传感电键等装置。类型有彩色复印机、传真复印机、缩微胶片复印机（以各种缩微片为原件的复印机）、阅读复印机（既能阅读缩微胶片，又能从事少量复印的复印机）等静电复印机。 4.2.5 传真机　　传真机是在公用电话网或其他相应网络上用来传输文件、相片、图表及数据等信息的通信设备。国际上通常将传真机称为FAX（facsimile）。传真机是集计算机技术、通信技术、精密机械与光学技术于一体的通信设备，其信息传输速度快、接收的副本质量高，能准确地按原样传递各种信息，适于保密通信，在办公自动化领域占有很重要的地位。　　数字化是传真的发展方向，这是因为数字传真机的压缩比高，抗干扰能力强，而且可以采用分组交换技术，便于加密。由于信息的存储、处理与计算机通信、组网等均需要信息的数字化，因此传真机的发展必须考虑这一前景。为此，1980年5月，国际电报电话咨询委员会（简称CCITT）完成了传真三类机的国际标准化工作，为三类机的研究、设计和推广使用打下了基础。 4.2.6 数码照相机　　数码照相机是数码图像技术的结晶。数码照相机是一种能够进行拍摄，并通过内部处理把拍摄到的景物转换成以数字格式进行存放的特殊照相机。与普通照相机不同的是，数码照相机并不使用胶片，而是使用固定的或者是可拆卸的半导体存储器来保存获取的图像。数码照相机可以直接连接到电脑、电视机或者打印机上。在一定条件下，数码照相机还可以直接接到移动式电话机或者手持PC机上。由于图像是内部处理的，因此使用者可以马上检查图像是否正确，而且可以立刻打印出来或是通过电子邮件传送出去。随着数字化技术的发展和普及，以及数码照相机技术的提高和价格的下降，数码照相机逐渐成为消费类电子产品中的新军。 4.2.6 数码照相机　　数码照相机和传统照相机在光学原理上没有什么区别，都是将被摄物体发射或反射的光线通过镜头在聚焦平面上形成物像，但在具体成像中则因光敏介质的不同而有所区别。传统照相机使用的是分布于胶片上基于碘化银的感光化学介质。　　大多数的数码照相机都使用一块特殊的光敏芯片，称做电荷耦合器件(CCD)。CCD实际上是一块布满光敏元件即电荷耦合器的感光板，数码照相机用快门来激活电荷耦合器件传感器，它们把光信号转换成电信号，将光照的强度转换成相应的数值。然后电信号被转换成数字信号并进行处理，最后把得到的数字图像保存在存储器中。　　数码照相机的核心部件包括镜头、光电转换器件CCD、模/数转换器、数字信号处理器DSP、编码压缩器、液晶显示屏LCD、控制芯片、存储器、输出接口等。 4.2.7 速印机　　如果需要大量复印，那么复印的成本较高昂。代替复印机一样工作而且使用成本又比较低廉的设备——速印机。 　速印机不但能够让人们像使用复印机那样方便地利用它来进行大量的印刷工作，而且它继承了油印机的工作原理，同时也继承了油印机经济实惠的优点。但是它却从根本上革新了油印机的蜡纸刻制工艺，它能够像复印机那样，在原稿经过机器扫描后，由主机将原稿形成的光的图像转换成数字信号，并命令激光体发出激光束使得滚筒上的蜡纸直接形成图像。这样就彻底地精简了传统油印机的刻制蜡纸的工序。复印的整个操作步骤就和真正的复印机相差无几了。 4.2.7 速印机　　速印机一般由图像扫描器、处理器、印刷头、控制器和控纸系统等部分组成。它的工作步骤大致可以分为高速自动数字扫描、自动热敏制版、高速印刷等几个部分。把印刷的原稿采用类似复印的方式放置到印刷玻璃板上并盖上盖后，启动速印机，首先是图像扫描器对原稿进行数码扫描并将原稿形成的光的图像转换成数字信号，然后送到处理器进行处理并命令激光体发出激光束使得滚筒上的蜡纸直接形成图像。紧接着，在主要控制器的参与下，印刷头将需要的油墨喷涂在蜡纸上，同时控纸系统将纸张依次送入机器并附着在滚筒上，油墨渗透过的蜡纸在纸张上精确成像，由此完成高速印刷。 4.1 办公自动化概述 4.2 常用办公自动化设备 4.3 常用办公自动化软件 4.4 常用工具软件 4.1 办公自动化概述 4.2 常用办公自动化设备 4.3 常用办公自动化软件 4.4 常用工具软件 4.4.1 文件压缩软件 1．WinZip 　　WinZip是一个强大并且易用的压缩实用程序， 支持 ZIP、CAB、TAR、GZIP、MIME，以及更多格式的压缩文件。其特点是紧密地与 Windows 资源管理器集成， 不用离开资源管理器而进行压缩 / 解压缩。WinZip包括 WinZip 向导 和 WinZip 自解压缩器个人版本。 2．WinRAR 　　WinRAR是一个流行好用的压缩工具，支持鼠标拖放及外壳扩展，完美支持 ZIP 档案，内置程序可以解开 CAB、ARJ、LZH、TAR、GZ、ACE、UUE、BZ2、JAR、ISO 等多种类型的压缩文件；具有估计压缩功能，可以在压缩文件之前得到用 ZIP 和 RAR 两种压缩工具各种压缩方式下的大概压缩率；具有历史记录和收藏夹功能；压缩率相当高，而资源占用相对较少，固定压缩、加密压缩、文件夹压缩、多媒体压缩和多卷自释放压缩是大多压缩工具所不具备的；使用非常简单方便，配置选项不多，仅在资源管理器中就可以完成想做的工作；对于 ZIP 和 RAR 的自释放档案文件（DOS 和 WINDOWS 格式均可），点击属性就可以轻易知道此文件的压缩属性，如果有注释，还能在属性中查看其内容。新版更加强了WIN NT/2000 在信息安全和数据流方面的功能，并对不同的需要保存不同的压缩配置。RAR 采用了比 Zip 更先进的压缩算法，是现在压缩率较大、压缩速度较快的格式之一。 2．WinRAR 4.4.2 网络下载软件 1．网络蚂蚁　　网络蚂蚁是一个下载工具软件，它利用了一切可以利用的技术手段，如多点连接、断点续传、计划下载等，使你在现有的条件下，大大地加快下载的速度。由于这个下载软件用蚂蚁搬家来象征它从网络上下载数据，因此就称为网络蚂蚁。 2．网际快车FlashGet 　　网际快车FlashGet（JetCar）通过把一个文件分成几个部分同时下载可以成倍的提高速度，下载速度可以提高100%到500%。网际快车可以创建不限数目的类别，每个类别指定单独的文件目录，不同的类别保存到不同的目录中去，强大的管理功能包括支持拖拽、更名、添加描述、查找、文件名重复时可自动重命名等等。而且下载前后均可轻易管理文件。新版本支持mms协议和rtsp协议。 3．影音传送带　　影音传送带是一个高效、稳定、功能强大的下载工具，特别是支持流行的流媒体协议，下载速度一流，CPU占用率低，尤其在宽带上特别明显；内建易于使用的文件管理器，轻松实现按类别存放下载的文件。而且只要站点支持，这些协议均支持多线程断点续传。MMS协议流每秒的字节数差不多是固定的，这就决定了MMS流本身不能充分利用用户的带宽资源，所以多线程技术能有效地缩短MMS流下载的时间。RTSP同样支持多线程，另外选中“流/最大速度”能明显提速，效果立竿见影。影音传送带支持HTTPS（加密套接字协议层），并且支持经过HTTP、SOCKS4&5等代理下载；FTP同样支持SSL，可以有效地保护传输的数据安全。 3．影音传送带 4．BitTorrent 　　BitTorrent（简称BT，俗称BT下载、变态下载）是一个多点下载的源码公开的P2P软件，使用非常方便，就像一个浏览器插件，很适合新发布的热门下载。其特点是下载的人越多，速度越快。 BitTorrent 下载工具软件可以说是一个最新概念 P2P 的下载工具，它采用了多点对多点的传输原理，所以同时间下载的人数越多下载的速度便越快。 4.4.3 媒体播放软件 1．Windows Media Player 　　这是微软公司基于 DirectShow 之上开发的媒体播放软件。它提供最广泛、最具可操作性、最方便的多媒体内容。可以播放更多的文件类型，包括Windows Media，ASF，MPEG-1，MPEG-2，WAV，AVI，MIDI，VOD，AU，MP3和 QuickTime 文件。所有这些都用一个操作简单的应用程序来完成。 Windows Media Player 能播放从低带宽的声音文件到全屏的图象文件，还可重设图象窗口，甚至设成全屏，以便更好的播放。传输到 Windows Media Player 的内容，会自动调整至最佳播放状态。 2．RealONE Player 　　在网上收听收看实时 Audio、Video 和 Flash 的最佳工具。用 RealPlayer 可欣赏网上在线音频和视频资料。主要功能包括：支持 RealFlash 功能（只适用于Windows 95/NT用户）；带有目标按纽，只需单击鼠标就可收听新闻和娱乐资讯；近乎CD一样的音频效果（只在28.8kbps或更快的连接速度情况下）；全屏播放图象功能（只适用于高带宽连接情况）。其他功能包括：内容频道，自动升级功能，SmartStream 技术消除了再次缓冲，查找媒介链接，支持 MP3 格式等。 3．豪杰超级解霸　　国内最具实力的播放软件，独创领先国际的、使模糊图像变得更加清晰的、革命性的增益滤波技术；具有网络播放、超强纠错、鲜亮流畅、立体环绕、个性工具等功能。 习　　题习　　题习　　题习　　题习　　题问　　题课　间　休　息下　　课9D5红软基地